Vous cherchez un moyen de collecter des fonds facilement pour votre association ? La tombola est un excellent moyen de le faire. C’est aussi une bonne manière de promouvoir votre organisme et la cause que vous défendez. Vous êtes sur le point d’organiser une tombola mais vous ne savez pas par où commencer ? Et vous voulez que les personnes qui participent à la tombola puissent le faire très facilement ? Bingo, voici 10 conseils pour vous guider dans l’organisation de la tombola de votre association.
Qu’est-ce que la tombola ?
Pour éviter toute confusion avec d’autres jeux courants tels que le loto ou la loterie, commençons par un petit rappel de ce qu’est une tombola. Il s’agit tout bonnement d’un jeu de hasard par tirage au sort qui nécessite l’achat d’au moins un ticket pour pouvoir participer et qui permet de gagner des lots.
Le concept est très simple et assez répandu par les associations de parents d’élèves (APE), caritatives, culturelles ou encore par des associations sportives. La tombola permet notamment à ces organisations de diversifier les sources de revenus des associations.
1. Prendre connaissance des règles et conditions légales avant d’organiser une tombola en tant qu’association
Assurez-vous que votre association a légalement le droit d’organiser une tombola
En France, si les jeux d’argent sont en principe interdits en dehors des casinos et de la loterie nationale, les tombolas, les loteries et les lotos traditionnels peuvent être autorisés sous certaines conditions.
À ce sujet, le gouvernement indique sur son site que la tombola est permise uniquement si :
- Cette dernière est destinée à “des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif” et que les statuts de l'association organisatrice correspondent à l'un de ces critères.
- L’association organisatrice obtient une autorisation, aussi appelée "agrément".
Par ailleurs, les fonds collectés par cette initiative doivent être employés pour financer de réelles actions de bienfaisance au profit de déshérités ou d'encouragements des arts, ou encore pour financer des activités sportives à but non lucratif. Toutefois, il est interdit d’utiliser les sommes collectées pour “régler des frais de fonctionnement, des dépenses courantes ou pour combler un déficit dû à une mauvaise gestion”. Elles ne doivent en aucun cas être “réservées aux seuls adhérents de l'association”.
À qui s’adresser pour obtenir une autorisation d’organisation de tombola pour son association ?
Les modalités à suivre pour faire votre demande d’autorisation (aussi appelé agrément) dépendent de la commune où est situé le siège social de votre association.
Lors de votre demande d’agrément, un certain nombre de documents vous seront demandés tels que :
- Les statuts de l’association
- Le formulaire cerfa n°11823
- Le bilan du dernier exercice financier dans certains cas
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site du gouvernement sur la procédure à suivre pour effectuer votre demande d’autorisation.
2. Fixer des objectifs de tombola clairs
Comme pour toute initiative, avant de commencer à envoyer des invitations à votre tombola, vous devez vous fixer des objectifs. Fixez des dates, des objectifs de nombre de participants et surtout un objectif financier (montant que vous souhaitez collecter grâce à la tombola).
Par ailleurs, identifier vos objectifs financiers en amont va vous guider dans les affectations des sommes collectées que vous allez devoir renseigner lors de votre demande d’autorisation.
Gardez à l'esprit que le prix du ticket de tombola est visible contrairement au coût des lots que vous proposez de gagner. C'est pourquoi, il est très important de fixer vos objectifs et de considérer votre budget de lots de tombola.
3. Établir un budget pour l’achat des lots de tombola
Un autre conseil est d'équilibrer le coût total des lots avec l’objectif financier de votre collecte de fonds. Si vous cherchez à collecter 10 000€, vous n’allez certainement pas proposer une voiture de 30 000€ à gagner.
S’il n'existe pas vraiment de règle particulière à suivre pour fixer votre budget, nous vous conseillons de limiter le coût total de vos lots à 25% maximum de votre objectif de collecte de fonds. En d’autres termes, pour un objectif de collecte fixé à 10 000€, vous pourriez vous fixer un budget maximum de 2 500€ pour acheter vos lots.
L’équilibre peut être assez difficile à anticiper dans la mesure où il reste toujours une part d’incertitude quant aux ventes que vous allez réellement réaliser. À ce titre, nous vous recommandons de ne pas être trop ambitieux et de prévoir une bonne marge de sécurité sur votre budget.
Par ailleurs, le fait de déterminer vos objectifs et de budgétiser les lots va grandement vous aider à déterminer le prix de vos tickets de tombola !
4. Déterminer un prix raisonnable pour vos tickets de tombola
De la même façon que pour des billets d’entrée pour à l’un de vos éventuels événements associatifs, vous êtes libre de fixer le prix de vos tickets de tombola.
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, le prix de vos tickets de tombola devraient dépendre essentiellement de 2 choses :
- Vos objectifs, notamment votre objectif de collecte de fonds
- Du coût total des lots que vous souhaitez faire gagner
Lorsque vous fixez le prix le de vos tickets de tombola, gardez en tête que votre public cible achètera des tickets de tombola en fonction des articles ou des expériences qu'il souhaite vivre. D’ailleurs, avez-vous déjà pensé à ce que vous allez proposer de gagner à vos participants ?
5. Faire une liste d’idées et choisir ses lots de tombola
Vous n’avez pas d’idée de lots pour vos participants ? Pas de panique, nous en avons rassemblée quelques-unes pour vous :
- Paniers cadeaux
- Électronique
- Bon pour un dîner dans un restaurant
- Billets de parc à thème
- Billets de concert
- Escapades de fin de semaine
- Appareils ménagers
- Voyage sportif
- Véhicules
- Chèques/cartes cadeaux en tout genre…
6. Organiser un événement et procéder au tirage au sort
L'une des meilleures façons de créer une expérience autour de vos efforts de tombola est d'organiser un événement pour procéder au tirage au sort.
Les personnes qui ont acheté des tickets se montreront enthousiastes à l'idée d'être choisies devant une salle remplie de personnes ayant également participé au concours.
Comme toujours, faites en sorte que l'événement soit centré sur la cause et profitez de chaque occasion pour sensibiliser le public.
7. Vendre les billets de tombola en ligne pour plus de visibilité et de participants
Nous vous recommandons vivement de vendre vos tickets de tombola en ligne en créant une page d'événement facile à partager massivement tant sur les réseaux sociaux que par email.
En tant qu'organisateur de tombola à but non lucratif, vous êtes probablement à la recherche d’une solution pour vendre vos tickets de façon efficace. Yapla est là pour vous aider ! Voici un exemple de page d'événement de tombola organisé avec Yapla :
Avec la fonctionnalité évènements de Yapla, vous pouvez créer et mettre en ligne votre page de vente de tickets de tombola en quelques clics.
N’hésitez pas à imaginer des options à proposer à vos participants tels qu’un dîner pour accompagner la soirée de tirage au sort. La combinaison de la vente des tickets et des options vous permettront de collecter davantage d’argent comme sur cet exemple :
N’hésitez pas à consulter notre article d’aide en ligne sur “Comment mettre en place une tombola avec Yapla ?” pour plus d’informations.
8. Diffusez largement votre tombola
Jusqu'à présent, vous avez fait beaucoup d'efforts pour préparer votre tombola afin que les participants puissent commencer à acheter des tickets. Ne lésinez pas sur la promotion !
Misez en priorité sur votre communauté et informez-là de manière massive par le biais d’un email d’invitation efficace par exemple.
Ne sous-estimez pas la force du bouche-à-oreille ! Encouragez vos bénévoles et les membres de votre conseil d'administration à parler de la tombola à leurs proches. Ceci est particulièrement efficace lorsqu’une sorte d’enthousiasme et de compétition amicale collectives prend forme. Faites en sorte que votre communauté soit enthousiaste à l'idée de susciter la participation d'autres personnes. Cela les engagera et les impliquera davantage !
9. Récompenser les personnes qui font la promotion de votre tombola
Il vous semble difficile de créer un engouement naturel autour de votre tombola ? Alors pourquoi pas prévoir des récompenses aux personnes qui font la promotion de votre initiative !
L'appât du gain peut vous aider à promouvoir votre tombola et à vendre vos tickets. D’ailleurs, les partages sur les médias sociaux ont souvent le plus grand impact sur le succès des collecte de fonds.
Offrez une récompense à chaque personne qui partage un lien vers la page de votre tombola. Vous pouvez par exemple offrir à ces personnes un ticket pour une deuxième tombola dont le prix pourrait intéresser un plus grand nombre de personnes.
10. Mener une campagne participative peer-to-peer pour collecter des fonds supplémentaires
L'une des meilleures façons de promouvoir une collecte de fonds est de mener une campagne participative dites peer-to-peer. Vous ne pensez peut-être pas à ce type de campagne lorsque vous organisez une tombola, mais vous pouvez collecter des montants bien plus importants grâce à ce modèle.
Demandez à vos sympathisants, y compris les bénévoles, les donateurs, les membres du conseil d'administration, votre famille et vos amis, de créer leurs propres pages de collecte de fonds et de les diffuser auprès de leurs réseaux.
La plupart des personnes qui reçoivent un courriel ou un message sur les médias sociaux lors d'une campagne de pair à pair sont nouvelles dans l'organisation. Ils feront confiance à votre organisation car l'appel provient d'une source fiable et pourraient même finir par participer à votre tombola.
Vous pouvez également proposer un rabais sur le prix des tickets au bénévole qui aura collecté le plus de fonds et vous en servir comme d'un moyen d'attirer davantage de bénévoles.
D’ailleurs, Yapla vous permet de créer rapidement une page de collecte de fonds peer-to-peer pour votre tombola et d'inviter des personnes à vous soutenir à partir de l'outil. Ainsi, tous les dons de toutes les campagnes de pairs seront versés à votre campagne initiale.
Prêts à vous lancer ?
Pour récapituler, mettez toutes les chances de votre côté dans la mise en place d’une tombola pour votre association :
- Informez-vous sur le cadre légal
- Organisez-vous en amont en termes de budget, achat des lots et planification de votre évènement de tirage au sort
- Appuyez-vous sur votre communauté, vos membres, vos bénévoles pour promouvoir votre initiative
- Mettez en place une page de vente en ligne avec une solution comme Yapla pour plus d’efficacité, de visibilité et de flexibilité
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Solène, chargée marketing
