Factures : les mentions obligatoires pour les associations

Factures : les mentions obligatoires pour les associations

Établir des factures en tant qu’associations est tout à fait possible et dans certains cas c’est même obligatoire. 
Même si vos activités économiques ne sont pas soumises à la TVA ou si votre association n’est immatriculée ni auprès de l’INSEE (donc sans numéro de Siret), ni au RCS, il est possible d’éditer des factures. 

Quand délivrer une facture en tant qu’association ? Quelles sont les mentions obligatoires à intégrer dans une facture d’association ? Dans quels cas une association est-elle soumise à la TVA ? 

Dans cet article et en collaboration avec notre partenaire Salesdorado, nous vous présentons tout ce qu’il faut savoir pour éditer des factures d’association et en quoi Yapla peut vous être utile à ce sujet ! 

 

 

À quelles conditions une association doit-elle délivrer une facture

 

Une association a l’obligation d’éditer des factures dans les trois cas suivants : 

  • L’acheteur exige une facture : chaque acheteur est dans son droit de demander une facture. Si cela se produit, l’association est dans l’obligation de lui délivrer une facture pour les achats que ce dernier a effectués. 
  • Un acompte est versé : il est nécessaire d’éditer une facture pour le versement d’un acompte. En effet, la facture est la preuve que cet acompte a été versé et elle servira de preuve pour récupérer la marchandise une fois le montant total réglé par l’acheteur. 
  • L'acheteur est une personne physique ou morale soumise au régime de la TVA.

 

 

Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans une facture d'association?

 

Tout comme les factures des entreprises immatriculées au RCS, pour qu’une facture d’association soit valable, elle doit respecter plusieurs conditions : 

  • Le numéro de la facture : chaque facture doit porter un numéro. Ce numéro doit se baser sur une suite chronologique et continue. Il est possible d’utiliser des chiffres désignant l’année et le mois comme préfixe. De manière générale, le plus simple pour respecter cette contrainte est d’utiliser un logiciel de comptabilité pour association comme Yapla, ou un autre outil de facturation gratuit. Cela permet d’éviter les doublons et vous assure la bonne numérotation des factures.
  • L'identité de l'association : il s’agit ici de présenter la raison sociale de l’association et l’adresse de son siège social. 
  • L’identité de l’acheteur : Si l’acheteur est une personne morale, il est nécessaire de présenter sa raison sociale et son siège social. Si au contraire, l’acheteur est une personne physique, il faut mentionner son nom et l’adresse de son domicile. Dans certains cas, l’acheteur peut refuser de diffuser son adresse, l’association doit donc se plier à la volonté de l’acheteur. 
  • La date d'émission de la facture : il est obligatoire de faire figurer la date de l’édition de la facture en précisant le jour, le mois et l’année. Dans la plupart des cas, la facture est remise à l’acheteur le jour de la vente du service ou du bien, on fait généralement apparaître cette date. 
  • Le détail des produits ou services vendus : il est nécessaire d’intégrer dans chaque facture une description de chaque produit ou service vendu. 
  • La quantité et le prix unitaire (hors-taxe) : pour qu’une facture soit claire, il faut présenter la quantité et le prix unitaire de chaque  produit ou service vendu. On fait généralement apparaître ces mentions dans des colonnes différentes. 
  • Le montant total dû hors-taxe et TTC : il ne faut pas oublier de présenter le montant total dû hors-taxe et TTC. 
  • La date effective de la vente ou de la prestation de service
  • Éventuels rabais ou ristournes :  si un rabais ou une ristourne est appliquée, il faut le mentionner. D’une part, cette mention du rabais ou de la ristourne rend votre comptabilité plus claire et d’autre part, elle permet à l’acheteur de se rendre compte du montant qu’il a économisé. 
  • Conditions de paiement : sur chaque facture, il est nécessaire de préciser les différentes conditions de règlement de la facture. En cas de retard de paiement, il faut notamment préciser les pénalités qui s’appliquent : le taux d’escompte, le taux de pénalité ou encore le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. 
  • Dans le cas où l'association est exemptée de TVA, le dispositif légal permet à l'association de facturer sans TVA : dans deux cas particuliers, une association peut être exemptée de TVA. Dans un premier cas, si l’association n’est pas soumise à la TVA du fait du caractère non lucratif de ses activités, il faut alors mentionner “Association exonérée des impôts commerciaux”. Dans un second cas, si l’association bénéficie de la franchise en base de TVA (il s’agit d’une activité normalement soumise à la TVA mais ne dépassant pas le seuil), il faut alors faire apparaître la  mention “TVA non applicable, art 293 B du CGI”. 

 

 

TVA ou non?

 

Une exemption de TVA et d’autres impôts commerciaux existe pour les associations qui ont des activités lucratives accessoires. Dans ce cas, il faut indiquer sur la facture la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI". 

Afin de bénéficier de la franchise des activités lucratives accessoires, il faut que l’association remplisse les trois conditions suivantes : 

  • La gestion de l’association est désintéressée 
  • La majorité des activités de l’association sont non lucratives 
  • La limite des recettes lucratives accessoires de l’année en question est respectée : pour l’année 2021, il s’agit d’une limite fixée à 72 432€.  Chaque année, cette limite est revalorisée en fonction de la prévision de l’indice des prix à la consommation qui est retenue dans le projet de loi de finances de l’année en question. 

 

Gestion désintéressée

 

Pour que la gestion d’une association soit considérée comme désintéressée, il faut respecter plusieurs critères : 

  • Ce sont des personnes à titre bénévole qui gèrent et administrent l’association : il s’agit de personnes qui n’ont aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l'exploitation de l’association. Néanmoins, cela peut permettre aux dirigeants de recevoir une rémunération sous certaines conditions. Par exemple, si vous réalisez certaines tâches comme la gestion de la visibilité sur les réseaux sociaux de votre association sans percevoir de rémunération, on parle de gestion désintéressée.
  • Il n’y a pas de distribution directe ou indirecte des bénéfices de l'association qu’ils soient financiers ou en nature. Il faut bien noter que la recherche d'excédents n’est pas interdite dès lors que l’association les affecte par la suite au développement de ses projets à but non lucratif. 
  • Aucun membre de l’association ne peut se déclarer comme attributaire d’une part quelconque de l'activité sous réserve du droit de reprise des apports. 

 

Les activités non lucratives doivent rester significativement majoritaires

 

De manière générale, pour savoir si les activités lucratives sont majoritaires, on mesure la part respective de chaque source de revenus : les recettes directes de l’activité, les dons, les legs, les subventions etc. 

Dans les cas où l’association bénéficie surtout de soutiens non financiers, on mesure plutôt la part respective des moyens engagés dans chacune des activités : les activités à but non lucratif et les activités à but lucratif. 

 

 

Quels sont les risques en cas de non-respect de ces obligations?

 

En cas de défaut de facturation 

 

Si une association n’édite pas de facture alors que la loi l'y oblige, elle encourt : 

  • Une amende administrative de 375 000€. En cas de récidive dans les deux ans suivant une autre infraction similaire, le montant peut être porté à 750 000€ (article L. 441-9 du Code de commerce),
  • Une amende fiscale correspondant à 50% du montant de la transaction dans le cas où la facture ne serait pas délivrée et où la transaction ne serait pas comptabilisée (article 1737, I-3 du Code général des impôts). Pour des prestations de services et de ventes au détail réalisées auprès de particuliers, cette amende n’est pas applicable. Si l’association apporte la preuve que la transaction a bien été comptabilisée, cette amende peut être réduite à 5% du montant de cette transaction. 

 

En cas d'omission ou d’inexactitude d’une mention obligatoire dans la facture 

 

Si la facture contient un oubli ou une inexactitude, l’association encourt : 

  • Une amende administrative de 375 000€. En cas de récidive dans les deux ans suivant une autre infraction similaire, le montant peut être porté à 750 000€ (article L. 441-9 du Code de commerce),
  • Une amende de 15€ par mention oubliée ou inexacte. Si la facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total de l’amende est plafonné à 25% du montant total de la facture en question. 

 

En cas de facture de complaisance ou de facture fictive 

 

Si l’association a édité des factures de complaisance ou des factures fictives, l’association recevra des rappels d’impôts traditionnels éventuels résultant de recettes dissimulées ou minorées. 

L’association encourt également une amende fiscale (article 1737 I. 1 et 2 du Code général des impôts) :

  • Si l’association travestit ou dissimule des informations concernant son fournisseur ou ses clients ou utilise consciemment une fausse identité, elle risque une amende fiscale de 50% des sommes versées ou reçues des transactions concernées. 
  • Si l’association délivre une facture qui ne correspond pas au bien ou au service fourni, elle risque une amende fiscale de 50% du montant de la facture. 

Il faut noter que cette amende ne peut pas être appliquée pour les prestations de services et des ventes au détail réalisées pour des particuliers. 

 

 

Quels outils utiliser pour éditer des factures d'association?

 

Si la facture est destinée à un client privé, une entreprise privée ou un particulier, la facturation électronique n’est pas encore obligatoire.
Néanmoins, pour les marchés publics, mais aussi pour les associations y compris celles de moins de 10 salariés, la facturation électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020. Dans ce cas, les associations doivent adresser les factures à leurs clients via le portail officiel Chorus Pro

Bon à savoir : les mentions obligatoires sur les factures électroniques et les factures en format papier sont les mêmes. 

 

Yapla comptabilité

 

Yapla permet de gérer simplement la comptabilité des associations

  • Créer : Yapla permet de gérer son plan comptable facilement. Notre outil permet d’éditer vos factures, mais il permet aussi de configurer et personnaliser vos options de paiement ou vos reçus fiscaux. Une fois ces fonctionnalités configurées, vous pouvez les relier à votre site internet et les gérer directement via Yapla. 
  • Automatiser : l’interface Yapla permet de générer et d’émettre directement via email vos reçus fiscaux mais aussi vos factures (vous trouverez d’ailleurs sur ce lien les bonnes pratiques pour des emails efficaces en tant qu’association). Il est également possible de gérer vos messages et vos réponses depuis Yapla tout en apportant à vos clients, à vos bénéficiaires ou à vos fournisseurs une approche personnalisée. 
  • Gérer : chaque transaction, vente ou dépense peut être accessible à tout moment depuis notre interface En regroupant l’ensemble des vos paiements (par virement, par espèce, par carte ou par chèque) sur notre interface, vous obtenez une vision claire de votre comptabilité. 

Bon à savoir : Yapla vous propose des templates de facture par défaut et qui comprennent l'ensemble des mentions légales obligatoire pour les associations. Cependant, ces templates sont modifiables et personnalisables si vous le souhaitez. Vous pouvez également créer de nouveaux gabarits de facture.

 

Un outil de facturation

 

La facturation constitue un réel enjeu pour l’image de votre marque auprès de vos clients ou bénéficiaires actuels. Il est donc nécessaire de la soigner.

Les outils de facturation se sont largement répandus et peuvent vous aider à soigner la gestion de votre facturation, alors pourquoi s’en priver ? 

 

 

Article écrit en collaboration avec notre partenaire Salesdorado
Thomas Fournier, Rédacteur - Salesdorado.

 

 

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