Nous savons à quel point la gestion des factures peut être un casse-tête. Quelle que soit la taille ou l'activité de votre association, le traitement des factures est bien souvent épuisant… Heureusement, l'automatisation peut vous aider à résoudre ce problème !
L’édition et l’envoi des factures représentent encore une réelle difficulté pour de nombreuses organisations en raison du volume important à traiter, des risques d’erreurs manuelles et des coûts opérationnels élevés. Cependant, d’autres associations ont trouvé et adopté la bonne parade: elles ont automatisé ce processus !
Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus de facturation ? Découvrons en détail les avantages de ce fonctionnement !
1. Réduction du temps d’édition et d’envoi des factures
L’édition et l’envoi manuel des factures peuvent parfois prendre plusieurs jours. L'automatisation de ces tâches garantit un traitement plus rapide des factures permettant ainsi de réduire le temps que votre équipe consacre aux factures !
En utilisant une plateforme de paiement et de gestion tout-en-un pour association comme Yapla, les factures sont automatiquement éditées et envoyées immédiatement après réception d’un paiement.
Une meilleure productivité des membres et employés contribue à réduire les frais généraux et à augmenter les revenus de l’organisation. En bref, l'automatisation du traitement des factures est un atout pour vos résultats.
2. Un gain de temps synonyme d'économies
Le temps n'est pas la seule chose que vous économiserez en passant à la facturation automatique. Comme le dit le vieil adage “le temps, c'est de l'argent”.
La réduction du temps que votre équipe consacre à la facturation réduit les coûts de main-d'œuvre ou leur permet d’effectuer des tâches à plus grande valeur.
Selon une enquête du gouvernement, le coût de traitement d'une facture papier sortante varie entre 5€ et 10€ contre 40 centimes pour la facture électronique.
Le coût de la facture papier comprend :
- Le traitement courrier
- La sasie
- Validation
- Paiement
- Archivage
- Gestion des litiges
En résumé, en moyenne, le traitement de chaque facture coûte entre 5€ et 10€ à votre association. Pourquoi payer ce prix là quand automatiser cette tâche permet d’effectuer le même travail, à moindre coût?
3. Réduction des erreurs de saisie
En tant qu’êtres humains, nous sommes de fait enclins à faire des erreurs. Entre le copier-coller et la saisie de données, il est naturel que des erreurs se glissent parfois dans la facturation.
Cela peut créer un effet domino néfaste pour la santé de l’organisation. En effet, les erreurs de facturation peuvent se traduire par des retards de paiements. Les erreurs et les retards représentent une menace non négligeable pour les organismes à but non lucratif, qui doivent déjà composer avec des budgets souvent limités.
Il est donc important de s'assurer que chaque facture de votre système est automatiquement éditée et envoyée.
4. Optimisation généralisée de la comptabilité
Un autre des avantages majeurs de l’automatisation de la facturation est qu’il devient plus facile de conserver une trace écrite des différentes transactions financières entrantes.
Cela permet, à tout moment, de :
- Localiser une transaction financière
- Mettre la main sur une facture et d’en vérifier son statut.
- Avoir une vue d’ensemble claire de toutes les factures
Finalement, les informations recueillies par votre module comptabilité pourront révéler de nouvelles perspectives. Vous pouvez ainsi commencer à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et ainsi poursuivre la croissance de votre organisation.
5. Accompagner le développement de l’organisation
L’automatisation de la gestion des factures vous aide à gérer un nombre croissant de factures. À mesure que votre association se développe, vous devez traiter davantage de reçus et factures.
L’automatisation peut grandement contribuer à atténuer les difficultés liées à la croissance que connaissent de nombreux organismes.
Le capital libérée par l’automatisation peut être ainsi réinvesti dans d'autres projets ou postes visant à alimenter la croissance de votre organisation : optimisation de la comptabilité, des budgets, recherche de financements…
L’automatisation de la facturation avec Yapla
Avec Yapla, vous pouvez créer votre propre solution de facturation personnalisée, qui créera automatiquement des factures dans la fonctionnalité Comptabilité chaque fois qu'un paiement est réceptionné.
Des templates de facture vous sont automatiquement proposés par défaut. Vous pouvez les modifier et les personnaliser à votre guise. Vous pouvez également créer de nouveaux gabarits de facture au besoin.
Plus globalement, Yapla vous offre la possibilité de gérer simplement la comptabilité des associations.
En conclusion !
Générer manuellement des factures pour chaque paiement reçu est une tâche répétitive, coûteuse que l’on peut même parfois qualifier d’ennuyeuse. Les factures peuvent être un casse-tête, et représentent l'un des documents les plus :
- Faciles à perdre ou à oublier
- Difficile à suivre
- Sujettes aux erreurs
En automatisant leur création, leur envoi et leur stockage, vous minimiser les risques. Par ailleurs, l'automatisation est une solution qui vous permet de :
- Économiser du temps et limiter les efforts de votre personnel,
- Éviter les erreurs de saisie de données et les fautes,
- Limiter les oublis de création et d’envoi de facture.
Avec Yapla comptabilité, profitez dès maintenant des avantages de l'automatisation du processus de facturation. L'adoption d'un tel logiciel est une décision intelligente qui vous permettra d'augmenter vos revenus et d'ouvrir la voie à l'amélioration de votre productivité !
Nous espérons que les conseils de cet article vous aideront à vous concentrer sur ce qui compte le plus, votre mission.
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Solène, chargée marketing
