Allier automatisation des processus et amélioration de l'expérience de la communauté
Notre accompagnement avec Yapla a été une brique essentielle de notre nouvelle stratégie numérique. Je recommande les Services Professionnels Yapla sans réserve à toute association qui souhaite réaliser une transition numérique structurée et clé en main.
Vincent Montigny
Administrateur de l’ARCES
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140 établissements adhérents, de l’enseignement supérieur |
8 administrateurs et 4 membres au bureau pour tout piloter |
+45 année d'existence et de processus à structurer et numériser |
L’ARCES, le réseau des professionnels de la communication de l'enseignement supérieur et de la recherche
L’ARCES est le réseau des professionnels de la communication de l'enseignement supérieur et de la recherche. Fondée en 1985, cette association professionnelle réunit plus de 140 établissements et des milliers de membres issus de l’enseignement supérieur et de la recherche en France : Universités, Ecoles d’ingénieurs, Ecoles de commerce/management, centres de recherche, etc.
L’association mène une triple mission :
- Accompagner la réflexion stratégique dans un environnement complexe
- Développer l'expertise métier des équipes
- Offrir un espace de partage d'expériences et d'entraide
L’ARCES propose de nombreuses formations et organise des évènements tels que le Prix de l'enseignement supérieur et de la recherche dans le but de valoriser les membres et partager leurs actions de communication les plus originales, les plus abouties, les plus inspirantes.
Les défis : Développer son association et l’engagement de sa communauté au sein d’un écosystème en transition
Les outils numériques ont toujours fait partie du quotidien des équipes de l’ARCES et ont contribué au développement de l’association. Néanmoins, les besoins et la réalité des équipes ainsi que de la communauté ont évolué avec le temps.
Par exemple, la gestion des inscriptions pour devenir membre ou encore pour participer aux différentes sessions de formations était devenue trop lourde et chronophage pour les équipes.
« On sentait que l’association était en crise de puissance, les outils en place nous limitaient. Par exemple pour nos communications, l'outil que nous avions avant très coûteux, on devait payer à chaque nouvel envoi de newsletter. »
L’ARCES a développé son propre réseau social privé qui permet aux membres de partager des informations de natures Ressources Humaines (opportunités de postes) et de créer un véritable lieu d’échange et de partage accessible.
Si ce réseau social est très utile pour fédérer la communauté et s’il est aussi très apprécié par cette dernière, l’animer, le gérer et l’administrer et implique un gros travail pour l’équipe qui doit par exemple donner les accès de façon manuelle. L’un des défis est d’automatiser l’accès à ce réseau social à tout nouvel adhérent.
De manière générale, il fallait trouver une solution qui permette de maintenir et faire évoluer le potentiel du réseau tout en diminuant la charge de travail pour l’équipe.
« Ce réseau social demandait un travail considérable sans que les moyens et que les ressources internes suivent pour autant. La question de la modernisation de l'outil en ligne s'est posée courant 2010. »
Un autre des défis de l’ARCES est de développer l’engagement de la communauté. Cela nécessite de mettre en place de nouvelles initiatives plus impactantes tout en respectant la limite des ressources disponibles en matière de temps et de budget.
L’ARCES se développe au sein d’un écosystème complexe en perpétuelle transformation et doit faire face des défis importants tels que :
- La fusion des universités,
- Les enjeux de territorialisation,
- Les problématiques sociales,
- Ou encore la transition écologique…
En tant que communicants au sein des établissements, les membres de l’ARCES ont plus que jamais besoin se réunir pour construire une stratégie de communication efficace.
Les solutions : Une combinaison d’outils complémentaires et adaptés aux associations professionnelles
Pour faire face à ces nombreux défis, la direction de l'ARCES a décidé d’opérer une transition importante et d’adopter Yapla.
Les résultats : Un meilleur impact et une communauté plus engagée
Une organisation interne plus efficace
Une meilleure gestion de la base de membres
Une montée en puissance des communications
Plus de temps pour développer le réseau
Des économies grâce à la centralisation des outils
Accélérez la transformation numérique de votre association
Nos Services Professionnels vous accompagnent pour optimiser vos processus avec notre logiciel. Que vous débutiez avec Yapla et souhaitiez suivre une formation rapide, ou que vous soyez un client de longue date cherchant à revoir votre stratégie, différentes expertises peuvent être mises à contribution. Contactez-nous pour échanger au sujet de votre projet !
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