Digitaliser ses évènements, l’exemple de la FCPE d’Esvres !

Digitaliser ses évènements, l’exemple de la FCPE d’Esvres !

 

Julien : Bonjour Bruno et bienvenue, nous sommes ravis d’ouvrir cette première newsletter Communauté Yapla avec vous.

Bruno : Bonjour et merci pour l’invitation.

J : Pour commencer, est-ce que vous pourriez nous parler un peu de vous ? Nous dire qui vous êtes, quelle est votre association...

B : Oui donc, je suis le Président de la FCPE Esvres, une association sous loi 1901, comme beaucoup d’autres. On est une trentaine de membres: un président, un vice-président, un trésorier, un trésorier adjoint et une secrétaire. Nous sommes présents sur les 3 établissements publics d’Esvres, la maternelle, l’élémentaire et le collège. Notre but, c’est représenter l’ensemble des parents d’élèves, s’assurer que tout se passe bien pour nos enfants. On a un très bon dialogue avec le corps enseignant. Nous sommes présents dans plusieurs instances, les conseils d'école pour maternelle et élémentaire, ainsi que le conseil d'administration, conseil de discipline, conseil de classe pour le collège.

Pour résumer, nous sommes des portes paroles et des facilitateurs. Lorsqu’il y a un problème, que certains parents n’osent pas aller voir les directeurs, ils nous contactent et l’on essaie de trouver une solution. En particulier après cette période post-confinement, il a évidemment fallu beaucoup discuter, travailler en bonne intelligence et tout s’est bien passé.

J : Merci pour cette présentation et très bonne transition, bravo, puisque justement ma deuxième question porte sur la période actuelle. J’imagine que dans votre secteur, comme partout, les projets on été un peu bousculés. Est-ce que vous pourriez nous raconter comment vous l’avez vécu ?

B : Effectivement, au niveau de notre association locale, on a plusieurs projets par an, à peu près 5, qui se situent dans les environs de Mars au niveau du calendrier. On a heureusement réussi à en faire un juste avant le confinement, le 14 Mars, notre distribution de brioches Vendéennes, que l’on fait chaque année. Cependant, d’autres projets : une conférence au mois d’Avril, des kermesses, des bourses d’échange aux livres, ont été totalement arrêtés.

Comme pour beaucoup ce fut une période très difficile et justement, nous avons décidé de ne pas abandonner la commande de fournitures scolaires pour le collège, un très gros projet pour notre asso. Nous avions déjà envisagé l’an dernier de la faire de manière dématérialisée, c’est très chronophage, ça nous prend beaucoup de temps, de réunions… mais là, cette année, c’était vraiment l’occasion de trouver une solution pour digitaliser cette commande. En discutant entre membres, nous nous sommes décidés à en parler auprès du Crédit Agricole pour voir ce qu’il pouvait nous proposer...

J : Et c’est là que vous avez entendu parler de Yapla !

B : Et c’est là que l’on nous a conseillé Yapla, tout à fait. Notre trésorière adjointe est allée dans notre agence d'Esvres, et ils leur ont dit “Nous on peut vous conseiller Yapla, qui est une plateforme dédiée aux associations”. Nous avons regardé, pris rendez-vous pour des démos, puis une première approche avec Maxime et enfin deux autres démos par la suite. Nous avons donc pris la décision de travailler avec Yapla, de créer l’évènement “Commande de fournitures”, qu’il a fallu adapter puisque le site Yapla n’est pas prévu pour ça à la base. Maxime nous a accompagné sur l’adaptation, ça s’est bien passé, on a créé tous les documents avec l'équipe FCPE fournitures et j’ai travaillé sur la technique, la mise en production du site, toujours avec Maxime. Au fur et à mesure, nous avons développé notre site internet ainsi que l’évènement “Commande de fournitures” relié. 

: C’est génial ! Et ce qui me plaît beaucoup dans ce que vous dites, c’est l’essence même de Yapla. Notre plateforme n’a pas été construite de manière ferme et définitive, elle évolue constamment en fonction de ce que les associations veulent. Là, vous parlez de Maxime, mais c’est toute une équipe qui est présente pour vous accompagner et trouver le meilleur moyen de mettre en place vos actions. Si ce n’est pas encore possible, si c’est une option qui est intéressante pour plusieurs assos, alors on va la créer.

B : C’est cela. Il y a évidemment des petites améliorations encore à intégrer, par exemple il n’y a pas de bouton “commander” mais plutôt “s’inscrire”, ce n’est qu’une histoire de mots. 

 

"j’ai envoyé un mail à 20h et à 20h06 le problème a été résolu"

 

: Et je crois que vous avez eu une belle expérience justement vis-à-vis de notre support, au-delà de l’accompagnement pour la création ?

B : Oui ! C’était un soir, et j’avais un gros souci. Je devais programmer la date de clôture à deux endroits et je ne le savais pas ! Donc j’ai envoyé un mail à 20h et à 20h06 le problème a été résolu.

: Rapide !

B : Oui rapide et je me suis rendu compte que c’était une personne au Canada qui a pu résoudre mon problème en 6 minutes, ça c’est vraiment le côté génial. Nous avons peut-être perdu une ou deux commandes mais le pire a été évité. C’est pas mal. 

J : En tout cas c’est un témoignage qui nous fait vraiment plaisir, c’est tout ce que l’on essaie de faire, vous aider du mieux possible à n’importe quel moment, dans toutes les situations. Pour conclure, j’avais une dernière question, celle-ci assez ouverte, c’est votre vision sur l’avenir de la vie associative ?

B : Le confinement nous a lancé vers la digitalisation, la dématérialisation, et disons que ça a bien fonctionné. En plus, le Crédit Agricole nous finance la création du site web, l’évènement, et avec nos petites finances c’est très important. Ça nous offre une présence sur le Web que l’on n’aurait peut-être pas eue. On va pouvoir mettre des articles, des informations pour les parents… et nous sommes même référencés sur Google maintenant !

J : Que de bonnes nouvelles en perspective !

B : Exactement. Et comme ça a bien fonctionné, on va surement adapter nos évènements au dématérialisé. C’est beaucoup plus simple au niveau comptable, mais pour la communication c’est peut-être un peu plus compliqué. Il faut expliquer ce que sont les pourboires, montrer comment utiliser la plateforme…

J : Oui c’est tout un travail d’apprentissage maintenant mais je suis très heureux de voir que ça va dans le bon sens ! En tout cas Bruno c’était un réel plaisir d’ouvrir cette première version de notre newsletter Communauté avec vous, j’espère que votre expérience donnera envie aux autres utilisateurs de nous contacter, de tester Yapla et l’on se retrouve dans 1 mois pour un nouveau témoignage.

B: Merci à vous et bonne journée.

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