Comment optimiser mes renouvellements d’adhésions ?

Comment optimiser mes renouvellements d’adhésions ?

Nouvelles adhésions ou renouvellement, c’est l’heure de l’encaissement des cotisations ! Un grand nombre d’associations, notamment les associations sportives, débutent la campagne de renouvellement d’adhésion dès maintenant. Dans ce contexte, voici les points à ne pas oublier pour réussir votre campagne.

 

1 - Décidez dès maintenant des nouveaux tarifs

La fin de l’année scolaire est souvent l’occasion de faire un bilan de l’année écoulée mais aussi de préparer la rentrée suivante !

Ainsi, plus vite vous serez fixés sur les tarifs, plus vite vous pourrez répondre aux questions des adhérents qui viendront naturellement vous en parler.

Dans le contexte sanitaire actuel, votre association a probablement dû prendre des mesures difficiles pour rembourser certaines adhésions ou bien les transformer en dons. Clarifiez donc bien les règles qui vont s’appliquer au moment des renouvellements pour éviter de tomber dans du cas par cas systématique.

Le plus Yapla : Vous pouvez facilement mettre à jour les tarifs de vos adhésions et proposer des adhésions différenciées entre vos nouveaux adhérents et les anciens membres de votre association !
Plus d'informations sur la gestion des tarifs d’adhésion dans Yapla juste ici.
 

2 - Passez à l'adhésion et au paiement en ligne

Si vous ne faites pas encore partie des adeptes, nous vous encourageons vivement à opter pour le paiement en ligne afin de faciliter la gestion des adhésions. Simplifier la procédure d’adhésion à votre association est un argument pertinent pour faire passer le pas aux personnes intéressées, d'autant plus quand elles présentent une petite phobie administrative !

Le plus Yapla : Par défaut, toutes les adhésions sont payables par CB. D’autres moyens de paiement sont disponibles à partir du forfait Envol.
Envie d’en savoir plus sur les modes de paiement dans Yapla ? Rendez-vous ici.

 

3 - Automatisez le renouvellement des adhésions

Si vous utilisez un outil de gestion tout-en-un comme Yapla, la date d’expiration de l’adhésion de chacun de vos membres est déjà connue. C’est pourquoi, vous pouvez facilement automatiser le process de renouvellement des adhésions de vos membres.
Deux avantages majeurs s’offrent alors à vous. D’une part, vous gagnez un temps considérable. Et d’autre part, vous évitez de vous emmêler les pinceaux dans vos nombreuses adhésions ou encore, vous n’avez plus à vous inquiéter des petits oublis potentiels de relance des membres qui tarderaient à renouveler.

Concrètement, l’automatisation des adhésions vous permet de configurer l’envoi de plusieurs emails au moment que vous aurez déterminé. Par exemple : “Adhésion à renouveler” programmé à J-30 de la date d'expiration, “Rappel 1 adhésion à renouveler” à J-15 ou encore “Confirmation adhésion renouvelée” dès lors que le membre a procédé à son renouvellement d’adhésion.

Pour résumer, chaque membre reçoit une première notification puis les autres communications lui seront adressées en fonction du statut de son adhésion et de ce que vous aurez configuré. Dès lors que le membre a renouvelé son adhésion, il ne recevra pas les prochains rappels. Cela permet donc une personnalisation bien plus importante.

Le plus Yapla : Les communications de renouvellement sont très prisées et souvent activées par défaut dès que vous utilisez Yapla. N’hésitez pas à les adapter à votre propre process de renouvellement ! Retrouvez plus d'informations sur le fonctionnement de ces communications automatiques juste ici.


4 - Mettez à jour les informations sur le site internet de votre association

Le site internet de votre association est un atout majeur de votre communication.

Vos adhérents le visitent régulièrement pour rester informés sur les actualités ou les événements que vous organisez. C’est également sur votre site web que vos adhérents pourront se rendre pour procéder au renouvellement de leur adhésion.

Le plus Yapla : Lorsque vous modifiez les informations de vos adhésions, elles se mettent à jour automatiquement sur votre site web. Yapla vous permet aussi d’optimiser votre site internet pour les moteurs de recherche (SEO) afin d’augmenter la visibilité de ce dernier. De quoi vous aider à développer votre communauté de membres !


5 - Envoyez une newsletter pour informer votre communauté

Une fois le site internet mis à jour, vous pouvez informer l’ensemble de vos adhérents de l’ouverture des renouvellements. S’il s’agit de votre première campagne d'adhésion en ligne, n’hésitez pas à ajouter cette nouvelle aux actualités de votre association.

Le plus Yapla : Vous pouvez facilement envoyer un mail à tous vos adhérents depuis Yapla Newsletters.


6 - Informez vos adhérents sur vos réseaux sociaux

Vos adhérents vous suivent également très souvent sur les réseaux sociaux. C’est donc une bonne manière de les informer du lancement de votre campagne. Si élargir votre communauté d’adhérents fait partie de vos objectifs, alors vous pouvez tout à fait envisager de déployer toute une campagne de communication autour de vos adhésions.
Votre association dispose d’une page Facebook ? N’oubliez pas d’ajouter le bouton “Adhérer” directement sur votre page pour faciliter davantage les renouvellements. Pour vous aider, découvrez l’article de Facebook à ce sujet ici.


7 - Organisez un événement pour les renouvellements d’adhésion dans le local de votre association !

Quoi de mieux qu’un événement convivial dans vos locaux pour faire partager l’esprit de votre association et donner envie de continuer la prochaine saison ?

Cependant, n’oubliez pas le contexte sanitaire actuel. Nous vous encourageons à prévoir des masques pour votre équipe associative ainsi que du gel hydroalcoolique pour l’ensemble des participants. Faites en sorte que tout le monde puisse respecter la distanciation sociale tout en passant un bon moment !

Par exemple, le Rugby club de Courbevoie fait venir tous ses membres la même journée pour procéder au renouvellement des adhésions. C’est l’occasion de leur présenter les nouvelles catégories et tarifs tout en garantissant de faire un renouvellement avec paiement par CB. Du coup, c’est convivial et efficace !

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