Nouvelles adhésions ou renouvellements, lorsque l’heure de l’encaissement des cotisations arrive, il faut être sur tous les fronts et penser à plein de choses à la fois ! Dans ce contexte, voici les points à ne pas oublier pour réussir votre campagne.

 

1. Décider des nouveaux tarifs d'adhésion et proposer des offres attrayantes

La fin de l’année est souvent l’occasion de faire un bilan de l’année écoulée mais aussi de préparer la rentrée suivante !

Ainsi, plus vite vous serez fixés sur les tarifs, plus vite vous pourrez répondre aux questions des adhérents qui viendront naturellement vous en parler.

Avant le lancement de votre campagne, il est important de clarifier les règles qui vont s’appliquer au moment des renouvellements. Cela vous évitera de tomber dans du cas par cas systématique.

Si vous ne le faites pas encore, vous pouvez parfaitement imaginer des offres attrayantes qui vous aideront à recruter des nouveaux membres et à fidéliser les anciens. Offre de parrainage, offres familiales, rabais sur les renouvellements ou encore cours d’essais... Soyez créatifs et renseignez-vous sur les pratiques d'autres associations de votre secteur pour vous inspirer !

L'avantage de Yapla : vous pouvez facilement mettre à jour les tarifs de vos adhésions et proposer des adhésions différenciées entre vos nouveaux adhérents et les anciens membres de votre association.
Plus d'informations sur cet article : gestion des tarifs d’adhésion avec Yapla. 
 

2. Passer au paiement en ligne pour ses adhésions

Si vous ne faites pas encore partie des adeptes, nous vous encourageons vivement à opter pour le paiement en ligne et ce pour plusieurs raisons : 

• Vous aligner avec les associations concurrentes qui le font déjà ou prendre de l'avance sur celles qui ne le font pas encore
• Simplifier le parcours d'adhésion de vos membres. Cet aspect est essentiel, surtout pour les nouvelles générations et les personnes qui présentent une petite phobie administrative. Si le parcours est trop complexe et que le paiement ne peut s'effectuer par carte bancaire, certains adhérents potentiels risquent de perdre patience et d'abandonner l'adhésion. 
• Faciliter la gestion des adhésions pour votre équipe et vos bénévoles en charge de cette tâche. 

L'avantage de Yapla : Par défaut, toutes les adhésions sont payables par CB. D’autres moyens de paiement sont disponibles à partir du forfait Envol. Consultez notre article à ce sujet pour plus d'informations :  Mode de paiement - Fonctions avancées.

 

 

3. Automatiser le renouvellement des adhésions

Si vous utilisez un outil de gestion tout-en-un comme Yapla, la date d’expiration de l’adhésion de chacun de vos membres est déjà connue. C’est pourquoi, vous pouvez facilement automatiser le processus de renouvellement des adhésions de vos membres. Deux avantages majeurs s’offrent alors à vous. D’une part, vous gagnez un temps considérable. Et d’autre part, vous évitez de vous emmêler les pinceaux dans vos nombreuses adhésions ou encore, vous n’avez plus à vous inquiéter des petits oublis potentiels de relance des membres qui tarderaient à renouveler.

Concrètement, l’automatisation des adhésions vous permet de configurer l’envoi de plusieurs emails au moment que vous aurez déterminé. Par exemple : “Adhésion à renouveler” programmé à J-30 de la date d'expiration, “Rappel 1 adhésion à renouveler” à J-15 ou encore “Confirmation adhésion renouvelée” dès lors que le membre a procédé à son renouvellement d’adhésion.

Pour résumer, chaque membre reçoit une première notification puis les autres communications lui seront adressées en fonction du statut de son adhésion et de ce que vous aurez configuré. Dès lors que le membre a renouvelé son adhésion, il ne recevra pas les prochains rappels. Cela permet donc une personnalisation bien plus importante.

L'avantage de Yapla : Les communications de renouvellement sont très prisées et souvent activées par défaut dès que vous utilisez Yapla. N’hésitez pas à les adapter à votre propre process de renouvellement ! Découvrez-en davantage ici : Fonctionnement des communications.

4. Mettre à jour les informations sur le site internet de votre association

Si vous en avez un, le site internet de votre association est un atout majeur de votre communication. Il s'agit d'une véritable vitrine qu'il ne faut pas négliger. 

Vos adhérents le visitent régulièrement pour rester informés sur les actualités ou les événements que vous organisez. C’est également sur votre site web que vos adhérents pourront se rendre pour procéder au renouvellement de leur adhésion.

L'avantage de Yapla : lorsque vous modifiez les informations de vos adhésions, elles se mettent à jour automatiquement sur votre site web. Yapla vous permet d'offrir un espace connecté à vos membres sur lequel ils peuvent notamment gérer leur profil et leur adhésion à votre association. De quoi offrir une meilleure expérience à votre communauté de membres ! Pour en savoir plus, c'est par là : Fonctionnement de l'Espace Membre

5. Envoyer une newsletter pour informer votre communauté

Une fois le site internet mis à jour, vous pouvez informer l’ensemble de vos adhérents de l’ouverture des renouvellements. S’il s’agit de votre première campagne d'adhésion en ligne, n’hésitez pas à ajouter cette nouvelle aux actualités de votre association.

Dans votre message, pensez à remercier les anciens adhérents pour l'année que vous avez passé ensemble et à valoriser l'impact de leur engagement sur l'association. Cette attention délicate aura son effet et pourrait convaincre les hésitant de renouveler l'expérience avec vous. 

L'avantage de Yapla : vous pouvez facilement envoyer un mail à tous vos adhérents depuis Yapla Newsletters.

6. Informer vos adhérents sur vos réseaux sociaux

Vos adhérents vous suivent également très souvent sur les réseaux sociaux. C’est donc une bonne manière de les informer du lancement de votre campagne. Si élargir votre communauté d’adhérents fait partie de vos objectifs, alors vous pouvez tout à fait envisager de déployer toute une campagne de communication autour de vos adhésions.

Votre association dispose d’une page Facebook ? N’oubliez pas d’ajouter le bouton “Adhérer” directement sur votre page pour faciliter davantage les renouvellements. Pour vous aider, découvrez l’article de Facebook sur l'ajout d'un bouton sur sa page Facebook.

7. Organiser un événement convivial pour dynamiser les renouvellements d’adhésion

Quoi de mieux qu’un événement convivial pour faire partager l’esprit de votre association et donner envie de continuer l'année prochaine ?

Par exemple, le Rugby club de Courbevoie fait venir tous ses membres la même journée pour procéder au renouvellement des adhésions. C’est l’occasion de leur présenter les nouvelles catégories et tarifs tout en garantissant de faire un renouvellement avec paiement par CB. Du coup, c’est convivial et efficace !

 

 

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Solène, chargée marketing