Quelle que soit la taille de votre association, gérer une association est une responsabilité importante qui n’est pas à négliger. Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir quelques conseils, non exhaustifs mais faciles à appliquer afin de simplifier votre quotidien de gestionnaire d’association. Prêts à envisager la gestion de votre association plus sereinement ? C’est parti !

 

# 1 Définir des rôles précis pour chacun

Une association, ce sont avant tout des hommes et des femmes qui s’unissent et se mobilisent autour d’un projet collectif. Votre association a des besoins, vos membres ont des compétences pour y répondre ! Pour que chacun trouve sa place et contribue de façon pertinente à la mission de votre organisation, il est primordial que chacun trouve sa place.
C’est pourquoi, il est important de clairement définir les responsabilités et les rôles de tous les membres. Il peut être intéressant de matérialiser ceci grâce à la création de fiches de postes. En plus, mettre à l’écrit “qui est chargé de quoi” permet de savoir plus facilement vers qui se tourner pour obtenir une information par exemple.

 

# 2 Former et accompagner

Comme dans une entreprise, il arrive que de nouvelles personnes rejoignent l’organisation ou encore que d’autres se voient attribuer de nouvelles responsabilités. Pour mener au mieux de nouvelles missions, un minimum de formation et d’accompagnement est nécessaire. Voici quelques exemples de petites choses, toutes simples, à mettre en place :

• Organiser systématiquement une passation entre le membre ou bénévole qui quitte son poste et celui qui le remplace.
• En interne, vous pouvez désigner un parrain ou une marraine pour chaque nouvel arrivant.
• Pourquoi pas vous rapprocher d’autres associations, de votre secteur ou non, pour organiser une session de partage d’expérience et de bonnes pratiques
• Enfin, soyez à l’écoute et communiquez avec vos membres

Les moments d’échanges sont propices à la création de liens humains et de confiance, et ça, c’est un vrai plus pour l’association !

 

#3 Savoir déléguer

Qui n’a jamais entendu ce fameux dicton : “seul on va plus vite, ensemble on va plus loin” ? Et oui, savoir déléguer et travailler en équipe n’est pas toujours évident et pourtant, c’est crucial.
Essayer de tout faire seul, c’est impossible, voire risqué. Ne pas déléguer, c’est prendre le risque d’être surmené, d’exclure les membres, et, in fine, c’est prendre le risque de ne pas atteindre les objectifs de l’association.
Bonne nouvelle ! Notre conseil #1 devrait déjà vous aider à distinguer les missions que vous devez accomplir de celles que vous devriez déléguer.
La délégation consiste tout simplement à attribuer des tâches, clairement définies et convenues, à d’autres membres. Faites-leur confiance et discutez-en avec les autres afin de trouver, ensemble, la meilleure solution pour tous !

 

# 4 S’enrichir par l’expérience

Votre expérience ainsi que celles de tous les autres membres, anciens ou nouveaux, ne sont pas à négliger ! Elles vous permettent de ne pas reproduire les erreurs du passé et ainsi assurer de belles améliorations.
Là aussi, la matérialisation de l’expérience par l’écrit est possible et très efficace. Il s’agit de mettre en place des procédures écrites. Elles sont d’autant plus intéressantes pour les structures dont l'équipe se renouvelle très souvent.

 

# 5 Prioriser ses tâches

S’il y a bien un élément qui nous échappe à tous, c’est le temps qui défile. C’est pourquoi, la priorisation des tâches est une habitude à prendre. Un petit effort au début… Puis, on finit par ne plus s’en passer !
Mais par où commencer et comment prioriser quand tout semble important ?

• Ouvrez votre bloc-notes (en digital, c’est encore mieux !)
• Listez toutes les tâches et actions que vous devez accomplir
• Evaluez le temps que celles-ci vous prendront et fixez-vous des dates limites
• Munissez-vous de votre agenda et planifiez des moments dédiés pour réaliser chacune de vos tâches.

 

# 6 S’équiper des bons outils

Depuis quelque temps, nous avons constaté que les associations se professionnalisent et s'organisent de plus en plus. Récemment, de nouveaux besoins ont émergé : se voir et communiquer à distance, développer le paiement en ligne pour éviter l’échange de monnaie, récolter des dons via internet, et, bien plus encore...
C'est pour répondre à ces besoins et accompagner les associations dans leur transition digitale que plusieurs logiciels de gestion dédiés aux associations ont vu le jour. Yapla en est un exemple. Retrouvez les différentes fonctionnalités de Yapla dans cette vidéo.

A vous de jouer !

 

 

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Solène, chargée marketing