4 façons de réduire les coûts administratifs de son association grâce au numérique

1. Réduire les dépenses opérationnelles

Chez Yapla, nous proposons une plateforme de gestion tout-en-un accessible en ligne, sans nécessité d'installation logicielle. Ce modèle non seulement facilite l'accès à notre service, mais se révèle également plus économique. La tendance générale montre que les solutions cloud sont moins coûteuses à utiliser, à déployer et à maintenir. Elles couvrent un large éventail de besoins, de la gestion comptable et des données à la relation client et aux ressources humaines.

Deux facteurs principaux contribuent à cette réduction des coûts : l'économie sur l'achat de matériel et la baisse des coûts d'entretien. Avant, le stockage de données nécessitait des équipements lourds comme des disques durs externes. De plus, comparer le coût d'une newsletter électronique à celle imprimée illustre parfaitement les économies réalisées sur le matériel et l'impression.

Pour réduire vos coûts administratifs, optez donc pour des solutions en ligne qui vous permettront de fournir le même niveau de service tout en économisant. 

2. Accroître l'efficacité de l'équipe grâce à l'automatisation

Certaines des solutions numériques disponibles aux associations mettent l’accent sur l’automatisation des tâches administratives. Ces outils réduisent vos frais généraux indirectement en rendant votre équipe plus efficace.  

Chez Yapla par exemple, notre système envoie automatiquement une communication personnalisée avec un reçu fiscal ou une facture aux donateurs, aux membres ou encore aux participants. Votre équipe passe alors moins de temps à faire des suivis manuellement. Ainsi, nous avons vu des organismes diminuer de presque de moitié leur budget alloué à l’administratif. Autre exemple, notre application Comptabilité permet de consolider automatiquement les transactions (dons ou achat de billet par exemple) ce qui fait sauver des centaines d’heures au comptable en lui évitant de créer manuellement des factures nominatives.

Cette efficacité accrue a permis à de nombreux organismes de réduire de près de moitié leur budget administratif : votre équipe accomplit plus, avec les mêmes ressources financières et dans le même temps. Les coûts sont sensiblement les mêmes pour des résultats supérieurs.

3. Contrôler ses processus et données pour une meilleure productivité

La numérisation offre une compréhension plus profonde de vos processus et de l'impact de vos initiatives. Par exemple, une newsletter numérique permet de suivre le nombre de lecteurs, les interactions et les conversions en dons, offrant ainsi des données précieuses pour affiner vos stratégies de communication.

Par exemple, les newsletters donnent accès à davantage d'informations sur leur impact comparé à un journal papier : combien de personnes le lisent vraiment ? Quel article a le plus plu ? Qui a effectué des actions comme effectuer un don suite à sa lecture ?  

Le numérique donne donc l'occasion de réduire vos coûts en vous donnant les données nécessaires pour décider quelles initiatives ne devraient pas être reconduites. En se concentrant uniquement sur les activités qui vous aident réellement à accomplir la mission de votre organisation, vous devenez plus en contrôle de vos processus.

Cependant, pour suivre cette stratégie, il faut savoir recueillir, analyser et gérer les données que produit son organisation. Nous avons créé un petit guide que vous pouvez consulter.

4. Externaliser pour réduire les coûts

Le numérique a aussi favorisé les solutions de collaboration et de communication en ligne. Les membres peuvent gérer leurs informations personnelles via un profil en ligne, réduisant ainsi le besoin d'interventions administratives directes et permettant de consacrer ce temps à d'autres tâches productives.

Conclusion

Le numérique ne cesse de transformer le secteur des associations en réduisant les coûts et en améliorant l'efficacité. À travers des outils modernes, il est possible de gérer une organisation de manière plus stratégique et économique. Pour découvrir comment Yapla peut transformer la gestion de votre association, inscrivez-vous à notre webinaire de découverte.

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Solène, chargée marketing